Propinas en restaurantes en Colombia: cómo registrarlas y repartirlas

En Colombia la propina en un restaurante es voluntaria: el negocio puede sugerirla, hasta un máximo del 10 % del servicio, pero el cliente decide si la paga. Lo que se cobra por propina es plata del equipo, no del restaurante, y debe registrarse aparte de las ventas y repartirse como máximo en un mes.

Eso suena claro en la ley, pero en el local se enreda rápido: la propina entra en el mismo cajón que las ventas, un día alguien la usa para completar un cambio y a fin de mes nadie sabe cuánto había. Aquí va cómo llevarla ordenada.

¿Qué dice la ley sobre las propinas en restaurantes?

La Ley 1935 de 2018 (consultada el 27 de octubre de 2026; la página de la Secretaría del Senado la muestra vigente) dice lo esencial:

• Es voluntaria. Es el reconocimiento en dinero que el cliente da a las personas de la cadena de servicio. El restaurante puede sugerirla, pero la decisión es del cliente.
• Tope del 10 % del valor del servicio, cuando la sugiere el establecimiento y se incluye en la factura con la aceptación del cliente.
• Hay que preguntar. Quien atiende debe preguntarle al cliente si quiere incluirla en la factura o qué valor quiere dar.
• Es solo del equipo. Los beneficiarios son únicamente las personas de la cadena de servicio.
• El dueño no la toca. No puede intervenir en el reparto, destinarla a gastos del negocio (reposición de elementos de trabajo, pago de turnos, inversión) ni retenérsela al trabajador.
• No es salario. Para quien la recibe no cuenta como factor salarial.

Además, según El País (15 de septiembre de 2022, actualizado el 27 de diciembre de 2024), las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio piden avisar en la entrada, en la carta y en las listas de precios que la propina es voluntaria, a qué se destina y que el cliente puede no pagarla o cambiar el monto.

Esto no es asesoría legal ni tributaria: para tu caso concreto, consulta con tu contador.

¿Cómo se reparte la propina entre el equipo?

Como lo acuerde la cadena de servicio; si no hay acuerdo, en partes iguales. Esa es la regla de la misma ley: el acuerdo es de los trabajadores, no del dueño. El empleador solo fija los plazos para entregar el recaudo, que no pueden superar un mes.

Para que el acuerdo no dependa de la memoria de nadie, déjalo escrito en una hoja que todos firmen:

1. Quién entra al reparto: meseros, cocina, caja, apoyo.
2. Cómo se divide: partes iguales, o por puntos según el cargo, como decida el equipo.
3. Cada cuánto se paga: por semana o quincena, nunca más de un mes.
4. Quién cuenta y quién firma al entregar: dos personas, siempre.

¿Cómo registrar las propinas sin que dañen la caja?

Aparte de las ventas, desde el primer minuto. La propina no es una venta del restaurante, así que no debe sumar a lo que “debería haber” en la caja ni ocultar un faltante. Hazlo así:

• Cobra la propina como una línea separada, con el monto que el cliente aceptó, nunca mezclada con el precio de los platos.
• Sepárala por forma de pago. La propina que llega por transferencia o datáfono no está en el cajón: se le debe al equipo aunque no se vea en billetes.
• Al cerrar el turno, resta la propina en efectivo del conteo antes de comparar con las ventas. Si no, la caja te sobra y tapas otro error.
• No uses la propina para dar cambio ni para “prestarle” a la caja. Esa es justamente la práctica que la ley prohíbe.

Si tu caja no cuadra y tienes propinas en el cajón, empieza por ahí: en por qué no cuadra la caja al final del turno están las otras causas más comunes.

¿Y cuando el cliente paga la propina por transferencia?

El dinero entra a la cuenta del negocio, pero sigue siendo del equipo. Anótalo el mismo día en la planilla de propinas y entrégalo en el plazo acordado, en efectivo o transferencia a cada persona. Aquí es donde más desconfianza aparece, porque nadie ve billetes. Si cobras por transferencia, lee también cobrar sin datáfono con Nequi, Daviplata o Bre-B.

¿Cómo se ve esto con un sistema como menululo?

La propina deja de ser un billete suelto. Si la sede la tiene habilitada, la cuenta que ve el cliente muestra la propina sugerida como voluntaria, sin sumarla al total, y al cobrar queda registrada junto con el pago, no mezclada con el precio de los platos. Con el cierre de turno ves cuánto entró por cada forma de pago y las salidas anotadas. La idea completa está en cómo funciona la caja y el cierre.

Para arrancar, el plan Despega cuesta $50.000 al mes e incluye pedidos, cocina y caja. Los negocios nuevos que abran su cuenta entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de 2026 tienen el primer mes gratis en los planes Menú o Despega. Sin tarjeta de crédito: se paga por transferencia o llave.

¿Por dónde empiezas?

Escribe hoy la hoja del acuerdo de propinas y pide que el equipo la firme. Con esa hoja y una línea separada en la cuenta, la mayoría de las discusiones desaparece.

Si quieres que lo miremos juntos, escríbenos por WhatsApp. En la asesoría gratuita revisamos cómo cobras y reparten hoy la propina y qué ordenar primero.