Control de inventario en restaurantes: la merma que nadie ve

Sábado, una de la tarde. Sale el tercer pedido de pechuga a la plancha y el cocinero asoma la cabeza: “se acabó la pechuga”. Tú estabas seguro de que el martes compraste suficiente para toda la semana. Nadie sabe a dónde se fue. Toca avisar a los meseros, pedirles a dos clientes que cambien de plato y mandar a alguien corriendo a comprar más caro en la tienda de la esquina.

Ese momento no es mala suerte. Es la merma haciéndose visible de golpe, después de días de ir sumando en silencio.

¿Por qué la merma no se ve hasta que ya pasó?

Porque nadie la registra mientras ocurre. Se va en porciones más grandes de la cuenta, en lo que se daña en la nevera, en lo que se quema, en lo que se bota por mal almacenado y en lo que sale de la cocina sin cobrarse. Cada evento es pequeño; la suma aparece a fin de mes como plata que no está.

El desperdicio de comida es un problema de todo el país, no solo de tu cocina. Según un estudio del Departamento Nacional de Planeación, en Colombia se pierden y desperdician 9,76 millones de toneladas de alimentos al año, el 34 % de la oferta disponible. El 36 % de esa cifra ocurre en las etapas de distribución, venta y consumo, justo la parte de la cadena donde está un restaurante y donde el control depende de lo que se haga en el día a día.

¿Cuánto le cuesta a tu negocio un inventario sin control?

Le cuesta ventas, margen y precios mal puestos. Un insumo que se acaba sin aviso es un plato que no vendes; una compra de afán casi siempre sale más cara; y lo que se va en merma nunca entra en el precio del plato.

Ese último punto es el más peligroso. Si calculas el costo de tus platos con lo que “debería” gastarse, pero en la realidad se gasta más, tus precios pueden estar dejándote mucho menos de lo que crees, o nada. Por eso inventario y rentabilidad van de la mano: lo explicamos a fondo en cómo saber si tu restaurante realmente está ganando plata.

¿Qué te pasa a ti cuando el inventario no cuadra?

Te toca ser el que revisa la nevera, el que hace las compras y el que adivina cuánto pedir. No puedes soltar esa tarea porque nadie más sabe cuánto hay.

Y cuando algo falta sin explicación, aparece la duda sobre el equipo. Es una sensación incómoda, porque la mayoría de las veces no hay mala intención: hay porciones sin medir, insumos sin fecha y cortesías que nadie anotó. Pero sin registros no tienes cómo saberlo, y la desconfianza queda flotando.

¿Qué preguntas deberías poder responder hoy sobre tu inventario?

Tres: cuánto tienes, cuánto debiste gastar y qué se te acaba primero. Si puedes responderlas sin ir a la bodega a mirar, tienes control; si no, ahí es donde empieza el trabajo.

1. ¿Cuánto tengo hoy de mis insumos más importantes? No de todos: de los que más plata representan.
2. ¿Cuánto debí haber gastado de cada uno, según lo que vendí? Si vendiste 40 platos con pechuga, ¿cuánta pechuga tenía que salir?
3. ¿Qué insumo se me acaba primero y cuándo tengo que comprarlo? Para no enterarte en pleno servicio.

¿Cómo controlar el inventario desde hoy, sin software?

Con pocos insumos, porciones medidas y un conteo al abrir y al cerrar. Estos pasos funcionan con una hoja, un lapicero y una báscula de cocina:

1. Empieza con diez insumos, no con todos. Elige los que más pesan en tu compra: proteínas, aceite, quesos, lo que sea caro o se use en casi todo. Controlar cien cosas mal es peor que controlar diez bien.
2. Define la porción de cada plato. Cuántos gramos de proteína, cuántas cucharadas de salsa. Escríbelo y pégalo en la cocina. Sin porción definida no hay forma de saber cuánto debió gastarse.
3. Conteo de jornada. Al abrir y al cerrar, cuenta esos mismos diez insumos y anótalos en la misma hoja. Toma cinco minutos si los tienes siempre en el mismo lugar.
4. Compara contra lo vendido. Platos vendidos por porción es igual a lo que debió salir. La diferencia con lo que realmente falta es tu merma del día.
5. Hoja de merma junto a la nevera. Qué se botó, cuánto y por qué: se dañó, se quemó, se devolvió, se regaló. Las cortesías también cuentan; si las das de palabra, mira cómo registrar cortesías sin perder el control.
6. Primero en entrar, primero en salir. Marca cada insumo con la fecha en que llegó y pon lo más viejo adelante. Mucha merma es solo comida que se venció al fondo de la nevera.
7. Punto de compra para cada insumo. Define la cantidad mínima con la que ya toca pedir. Márcala en la hoja; cuando el conteo llegue ahí, se compra sin esperar a que se acabe.

Hazlo durante dos semanas seguidas. Al final vas a saber qué insumo tiene más merma, en qué días y, casi siempre, por qué.

¿Qué cambia cuando un sistema lleva el inventario?

Cambia que el descuento de insumos deja de ser una cuenta que haces tú al final del día. En un sistema pensado para restaurantes, cada venta descuenta lo que el plato lleva, el conteo de jornada muestra la diferencia apenas terminas de contar y el costo del insumo se actualiza con cada compra.

Además, cuando un insumo llega a su punto crítico te avisa, y si se agota, el plato deja de ofrecerse para que nadie venda lo que no hay. Tú dejas de adivinar: miras y sabes. La idea completa está en cómo funciona el control de inventario y costos.

¿Por dónde empiezas?

Elige tus diez insumos más importantes, define sus porciones y cuéntalos al abrir y al cerrar durante una semana. Es poco trabajo y te va a mostrar algo que hoy no estás viendo.

Si quieres, cuéntanos por WhatsApp cómo llevas hoy tu inventario, aunque sea en cuaderno, y te ayudamos a armar tu primera hoja de conteo. La asesoría es gratis y puedes empezar con el plan Gratis.